Fiche métier du secrétaire polyvalent : missions principales
En tant que secrétaire polyvalent, son principal objectif est de soutenir les équipes en place en gérant diverses tâches administratives, essentiellement pour faciliter la communication, l’accès aux informations et l’organisation générale. Voici quelques-unes des tâches qu’il peut être amené à effectuer :
- Traiter le courrier entrant et sortant, aussi bien physique que digital (e-mails), afin d’aider les collaborateurs à rester informés des différentes actions à mettre en œuvre.
- Gérer les appels téléphoniques, prendre les messages et les transmettre aux interlocuteurs concernés, pour maintenir une bonne communication au sein de l’équipe et avec les partenaires externes.
- Organiser les réunions, séminaires et déplacements professionnels des collaborateurs, en tenant compte de leurs contraintes de planning et des solutions logistiques appropriées.
- Rédiger divers documents, tels que des comptes-rendus, rapports, lettres et circulaires, en respectant les consignes de rédaction, la logique argumentative et les normes de présentation.
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers, pour faciliter leur accès lorsque cela s’avère nécessaire, ainsi que leur mise à jour régulière.
Compétences requises pour exercer ce métier
Pour être un bon secrétaire polyvalent, plusieurs compétences sont indispensables :
- La maîtrise du français est primordiale, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, pour rédiger des documents clairs et précis, et communiquer facilement avec les interlocuteurs internes et externes.
- La rigueur et l’organisation sont nécessaires pour gérer efficacement les diverses tâches qui leur sont confiées, sans perdre de vue les priorités et les échéances.
- L’autonomie est également importante, car le secrétaire polyvalent doit souvent gérer son travail seul et prendre des initiatives pour résoudre les problèmes rencontrés.
- Le sens du relationnel leur permet de tisser des relations constructives avec les membres de l’équipe et les partenaires externes, et contribue à instaurer une atmosphère de travail agréable et productive.
- La discrétion et la confidentialité sont évidemment des qualités essentielles pour respecter la vie privée des collaborateurs et les informations confidentielles liées aux dossiers traités.
Formation, diplômes et perspectives d’évolution
Accès au métier de secrétaire polyvalent
Pour exercer comme secrétaire polyvalent, il est généralement demandé d’avoir une formation de niveau bac+2 dans le domaine du secrétariat, tels que :
- Le BTS Support à l’action managériale (SAM)
- Le BTS Gestion de la PME (GPME)
- Le DUT Carrières juridiques
- Le DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA)
Cependant, certains employeurs peuvent également accepter des candidats ayant un niveau bac+1 ou bac, à condition qu’ils disposent d’une expérience professionnelle significative dans le domaine.
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Evolution de carrière et spécialisations
Au fil des années d’expérience, le secrétaire polyvalent peut évoluer vers des postes plus responsabilisant ou se spécialiser dans des secteurs spécifiques. Parmi les possibilités d’évolution, on trouve :
- Secrétaire de direction
- Assistant en ressources humaines
- Assistant administratif et financier
- Assistant commercial ou marketing
- Assistant juridique
- Assistant médicale
Le salaire du secrétaire polyvalent : une rétribution variable selon les contextes
En début de carrière, le secrétaire polyvalent perçoit généralement un salaire compris entre 20 000 et 25 000 euros brut annuel. Avec l’expérience et la spécialisation, cette rémunération peut rapidement augmenter jusqu’à dépasser les 30 000 euros annuels, voire plus pour certains postes à responsabilités supérieures.
Il est important de noter que ces montants peuvent varier en fonction de différents facteurs, tels que :
- Le secteur d’activité dans lequel travaille le secrétaire polyvalent (public, privé…)
- La taille de l’entreprise et son chiffre d’affaires
- La région géographique où se situe l’emploi (les salaires sont souvent plus élevés en région parisienne par exemple)
- Les avantages en nature ou primes accordées par l’employeur
En somme, le métier de secrétaire polyvalent offre des opportunités intéressantes pour les personnes ayant le goût du relationnel, l’esprit d’équipe et un sens aigu de l’organisation. Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n’hésitez pas à explorer davantage ce métier aux multiples facettes et ses perspectives d’évolution prometteuses !