Présentation du métier de secrétaire administratif et commercial
Définition du métier
Le poste de secrétaire administratif et commercial consiste généralement à assister dans les fonctions de gestion administrative globale et commerciale d’une entreprise. Les missions varient en fonction de la taille de l’entreprise et du secteur d’activité, mais elles consistent souvent à effectuer un suivi auprès des clients, assurer la rédaction et l’envoi des documents administratifs et commerciaux, ainsi que prendre en charge certaines tâches de comptabilité et de facturation.
Les qualités requises
Pour être secrétaire administratif et commercial, plusieurs qualités sont indispensables :
- Organisation : Il doit être en mesure de planifier et de coordonner les différentes tâches qui lui sont confiées afin de les mener à terme dans les délais impartis.
- Aptitudes relationnelles : la capacité à communiquer efficacement avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs, ainsi qu’à établir des relations de confiance avec ces derniers est primordiale.
- Capacités rédactionnelles : une bonne maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit, est indispensable pour assurer la qualité du traitement des documents administratifs et commerciaux.
- Rigueur et discrétion, car il est régulièrement amené à traiter des informations confidentielles ou sensibles.
- Adaptabilité : le secteur d’activité de l’entreprise peut nécessiter des compétences spécifiques que le secrétaire administratif et commercial doit être prêt à acquérir et à développer tout au long de sa carrière.
Les missions du secrétaire administratif et commercial
Le rôle du secrétaire administratif et commercial est vaste et varié. Voici quelques-unes des principales missions qui lui sont généralement confiées :
- Gestion administrative : traitements des courriers, classement et archivage des documents, suivi des dossiers et vérification de leur conformité avec la législation en vigueur.
- Assistance commerciale : établissement et suivi des devis et factures, relance des impayés, gestion des commandes fournisseurs et suivi logistique.
- Relation client : renseignements et conseils auprès de la clientèle, prise en charge des éventuelles réclamations ou litiges, gestion des plannings et des délais.
- Gestion du personnel : suivi administratif et social des salariés (contrats de travail, congés payés, formations…).
Les perspectives d’évolution professionnelle
Le métier de secrétaire administratif et commercial offre un large éventail de possibilités d’évolution professionnelle :
- Pour les personnes ayant une expérience significative dans le domaine, il est possible d’accéder à des postes de responsabilités plus importantes telles que responsable administratif et commercial, voire directeur administratif et financier.
- Il peut également se spécialiser dans un domaine précis : par exemple, secrétaire juridique ou secrétaire médicale. Ceci nécessite généralement des compétences supplémentaires que le professionnel peut acquérir par le biais de formations diplômantes spécifiques.
La formation pour devenir secrétaire administratif et commercial
Plusieurs parcours de formation permettent d’embrasser une carrière de secrétaire administratif et commercial :
- Le BTS Support à l’action managériale (SAM), avec une spécialisation commerciale choisie par l’étudiant au cours de sa scolarité, est une formation très prisée par les futurs secrétaires administratifs et commerciaux.
- Un DUT Techniques de commercialisation peut également être envisagé pour les candidats souhaitant se spécialiser davantage dans la dimension commerciale du métier.
- Enfin, des formations professionnelles ciblées existent pour acquérir rapidement les compétences nécessaires à l’exercice de cette fonction. Il peut s’agir de formations en alternance ou encore de cursus spécifiques tels que le titre professionnel Assistant(e) de Dirigeant d’Entreprise (ADE) délivré par certains instituts privés.
Vous souhaitez vous lancer ? Nextformation propose une formation secrétaire assistant en reconversion professionnelle permettant, grâce à des formateurs professionnels, de vous apporter toutes les compétences nécessaires à l’exercice de votre futur métier.
En conclusion, le métier de secrétaire administratif et commercial est un poste clé au sein des entreprises et implique une grande polyvalence ainsi qu’une capacité avérée à gérer les différents aspects administratifs et commerciaux incombant aux structures modernes. Grâce à une formation adéquate et à la maîtrise des compétences requises, le secrétaire administratif et commercial contribue significativement au bon fonctionnement et au succès de son entreprise.