Principales missions d’une secrétaire généraliste
Le métier de secrétaire généraliste s’articule autour de plusieurs axes majeurs et requiert une multitude de compétences pour assurer la coordination et la communication au sein de l’entreprise.
Gestion du courrier et des messages
Une secrétaire généraliste sera souvent chargée de recevoir et trier les courriers et e-mails destinés à l’entreprise. Elle doit alors identifier les correspondances importantes et les transmettre aux services concernés. Par ailleurs, elle peut être amenée à rédiger des lettres, des emails ou des notes internes pour communiquer diverses informations.
Accueil des visiteurs, clients et fournisseurs
Le sens du contact et la diplomatie sont deux qualités essentielles pour un secrétaire généraliste, car il est souvent la première personne que rencontrent les visiteurs, clients et fournisseurs lorsqu’ils entrent en contact avec l’entreprise. Il doit donc les accueillir avec courtoisie, les renseigner et les orienter vers les bons interlocuteurs.
Gestion des appels téléphoniques
Le standard téléphonique peut être le lieu de convergence des appels entrants et sortants d’une entreprise. Le secrétaire généraliste doit savoir gérer les flux d’appels, filtrer les demandes et assurer un passage fluide des appels importants aux personnes concernées. Il peut également être amené à noter et transmettre les messages lorsque les destinataires sont indisponibles.
Prise en charge des tâches administratives
Un secrétaire généraliste assure diverses missions de soutien administratif pour faciliter le travail des équipes. Il peut s’agir de saisir et mettre en forme des documents, de préparer des dossiers ou d’effectuer du classement et de l’archivage. De plus, il peut être nécessaire de gérer l’agenda et les prises de rendez-vous des responsables du service ou de l’entreprise afin d’optimiser leur emploi du temps.
Organisation des réunions et des événements
La planification et l’organisation de réunions ou d’événements professionnels font également partie des attributions du secrétaire généraliste. Il convient alors de fixer les dates et horaires, de réserver les salles et de coordonner les différents intervenants. Par ailleurs, il peut être responsable de la préparation matérielle (documentation, équipement, etc.) pour assurer le bon déroulement des réunions.
Compétences et qualités requises
Pour exercer le métier de secrétaire généraliste, certaines compétences techniques et qualités humaines sont nécessaires et appréciées par les employeurs.
Maitrise des outils informatiques
Au quotidien, un secrétaire généraliste manipule différents logiciels (bureautique, messagerie, gestion de contacts, etc.). La maitrise de ces outils est essentielle pour travailler efficacement et garantir une bonne communication interne et externe.
Sens de l’organisation et rigueur
Organisation et rigueur sont deux compétences indispensables pour exercer ce métier. En effet, le suivi des dossiers, la gestion du temps et l’attention portée aux détails permettent au secrétaire généraliste de remplir ses missions avec efficacité et précision.
Aptitudes relationnelles et diplomatie
Le contact avec les membres de l’équipe, les clients ou les fournisseurs implique une grande aisance relationnelle et la capacité à gérer les situations conflictuelles éventuelles avec tact et diplomatie.
Adaptabilité et polyvalence
Puisque les missions d’un secrétaire généraliste peuvent varier selon les besoins de l’entreprise, il doit être capable de s’adapter rapidement à de nouvelles tâches et environnements professionnels. De plus, il peut être sollicité dans divers domaines et sur différentes thématiques, ce qui requiert une certaine polyvalence et une curiosité intellectuelle.
Formation et évolution professionnelle
Aucun diplôme spécifique n’est exigé pour exercer en tant que secrétaire généraliste, bien qu’une formation de niveau Bac+2 dans le domaine des métiers du secrétariat ou de l’assistanat puisse être un atout. Toutefois, une expérience professionnelle significative et des compétences démontrées lors d’un stage ou d’un emploi précédent peuvent également valoriser la candidature.
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En termes d’évolution, un secrétaire généraliste peut s’orienter vers des postes plus spécialisés, comme l’assistant de direction, le chargé d’accueil ou encore le responsable administratif selon les besoins, les compétences acquises et les aspirations professionnelles.