Découverte du poste de technicien des services administratifs
Le technicien des services administratifs intervient généralement dans le domaine du secrétariat et de l’assistance administrative. Il est en charge d’accomplir diverses tâches visant à soutenir le bon déroulement des activités ainsi qu’à faciliter la communication entre les différents acteurs internes et externes.
Les missions principales du technicien des services administratifs
Les missions du technicien des services administratifs sont variées et consistent principalement à :
- Gérer les appels téléphoniques et filtrer les demandes en présentant un service courtois, attentif et professionnel;
- Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et événements;
- Rédiger et diffuser des documents (lettres, rapports, notes de service, etc.);
- Effectuer certaines recherches documentaires et veille informationnelle;
- Assurer la gestion des archives et de la documentation;
- Suivre et mettre à jour l’agenda de son supérieur hiérarchique;
- Apporter un appui logistique lors des déplacements ou missions de travail.
Cet ensemble de tâches permet au technicien des services administratifs d’exercer une influence positive sur le bon fonctionnement de l’organisation et d’affirmer ainsi sa position stratégique.
Les compétences requises pour ce poste
Afin de mener efficacement ses missions, le technicien des services administratifs doit posséder les compétences suivantes :
- Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment le pack Office (Excel, Word, PowerPoint), les logiciels de messagerie électronique, les agendas électroniques ou encore les outils collaboratifs en ligne;
- Excellentes capacités rédactionnelles en français, tant pour la retranscription intégrale que pour la reformulation et/ou synthèse;
- Rigueur et organisation pour répondre précisément aux campagnes d’information papier ou numérique, programmer les événements, coordonner les rendez-vous professionnels et gérer les déplacements du personnel;
- Aisance relationnelle, afin d’établir un climat de confiance et de maintenir une attitude conviviale dans les relations avec ses interlocuteurs;
- Sens de l’initiative, pour proposer des solutions pertinentes et adaptées aux situations rencontrées;
- Discrétion et confidentialité, notamment pour traiter des informations sensibles ou confidentielles.
La formation et les perspectives de carrière du technicien des services administratifs
Le métier de technicien des services administratifs est accessible avec un niveau d’études Bac+2, comme le BTS Support à l’Action Managériale (SAM) ou encore le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA). Les candidats issus d’une filière généraliste peuvent également prétendre à ce poste après une formation complémentaire en gestion administrative, secrétariat, assistance ou équivalent.
Les perspectives de carrière du technicien des services administratifs sont multiples et s’appuient sur l’évolution des compétences au quotidien. Une expérience significative peut lui permettre de gravir les échelons hiérarchiques et d’accéder à des fonctions telles que :
- Assistant de direction;
- Gestionnaire administratif;
- Responsable administratif;
- Chef de projets administratifs.
Ainsi, le choix de travailler dans le domaine des services administratifs offre de réelles opportunités professionnelles et une diversification des missions aux postulants.
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Les secteurs d’activité et environnements de travail propices au métier de technicien des services administratifs
Le technicien des services administratifs peut exercer ses compétences dans différents environnements, tels que :
- Les entreprises de toutes tailles et tous secteurs d’activité;
- Les administrations publiques et collectivités territoriales;
- Les associations et les organisations non gouvernementales (ONG);
- Les organismes de formation, d’enseignement et de recherche.
Le métier de technicien des services administratifs offre donc un large éventail de possibilités quant aux missions à accomplir, mais aussi concernant le choix du milieu professionnel dans lequel évoluer.
Le profil type du technicien des services administratifs : polyvalence et adaptabilité
Le technicien des services administratifs est un professionnel qui doit être en mesure de s’adapter rapidement aux changements qui peuvent survenir. La polyvalence est une qualité majeure pour ce poste, qui permet au professionnel d’être force de proposition face à divers enjeux rencontrés en cours de carrière. Ce profil a donc une réelle valeur ajoutée pour l’employeur.
De plus, le technicien des services administratifs doit être capable de gérer les priorités et anticiper les besoins pour répondre efficacement aux objectifs fixés. C’est pourquoi il doit constamment être à l’affût des nouveautés et disposer d’un bon sens de la curiosité.
Enfin, le technicien des services administratifs est amené à travailler en collaboration avec différents acteurs internes et externes. Il lui faut ainsi disposer d’une certaine diplomatie et savoir-faire relationnel pour créer et entretenir l’harmonie dans ses relations professionnelles.
En somme, le métier de technicien des services administratifs est un poste clé pour la bonne marche et l’image de l’organisation. Ses compétences sont indispensables et lui permettent de contribuer au bon déroulement de chaque étape du processus administratif.