Devenir Secrétaire : Le Guide Complet | Nextformation

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Quelles sont les missions d’une secrétaire ?

Le ou la secrétaire – postes à ce jour majoritairement occupés par des femmes – est une pierre angulaire au sein d’un service, d’une administration, d’une entreprise ou d’un cabinet. En fonction du secteur d’activité dans lequel elle exerce, le poste change de nom mais aussi de missions. On parle par exemple de :

• Secrétaire
• Assistante
• Secrétaire Médicale
• Assistante de vie aux Familles
• Assistante de direction
• Secrétaire Assistant
• Secrétaire Administrative

Concernant les tâches quotidiennes d’une secrétaire – aussi appelé secrétaire assistant – elles varient en fonction de la structure dans laquelle elle exerce, mais aussi en fonction du service ou de la personne à qui elle est rattachée. Cependant, il y a des missions communes à toutes les assistantes :

• Accueillir les visiteurs
• Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants)
• Gérer les agendas et les déplacements
• Traiter, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails
• Organiser des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus

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Quelles sont les qualités d’une secrétaire ?

Pour exercer en tant que secrétaire ou assistante, il faut évidemment présenter différentes compétences organisationnelles et administratives telles que :

• Maîtriser parfaitement la langue française, à l’écrit comme à l’oral
• Maîtriser les outils bureautique (Pack Office) ainsi qu’Internet
• Savoir prendre des notes et synthétiser ces dernières
• Savoir hiérarchiser et classer divers documents

Désormais, beaucoup de recruteurs sont exigeants lorsqu’il s’agit d’embaucher un profil voué à l’assistanat et au secrétariat. En effet, au-delà des compétences techniques et professionnelles, ils recherchent une personne avec les traits de personnalité qui conviennent parfaitement au poste. Les qualités appréciées sont :

• La discrétion, puisque l’assistante est amenée à traiter des informations confidentielles
• L’organisation
• La polyvalence
• La fiabilité
• L’adaptabilité, puisque la secrétaire fait face à différents interlocuteurs, spécialisés dans divers domaines
  

Quel est le salaire d’une assistante ?

Il y a autant de salaire que de postes dans le secrétariat. En effet, selon la structure dans laquelle une assistante évolue, son salaire varie. Pour vous donner un ordre d’idée, voici la moyenne des salaires bruts mensuels pour quelques postes en secrétariat :

• Secrétaire Médicale : 1 600 €
• Assistante de Vie aux Familles : 1 680 €
• Secrétaire Administrative : 2 300 €
• Assistante de direction : 2 750 €

Evolution de carrière pour une secrétaire

Lorsqu’une assistante se spécialise dans un domaine (médical ou juridique par exemple), elle peut espérer voir ses fonctions évoluer vers la gestion d’un service dédié au secrétariat. Avec l’expérience également, elle pourra prétendre à des postes dans des entreprises plus importantes et une rémunération plus élevée.

Comment se reconvertir dans le secrétariat et l’assistanat ?

Pourquoi je veux devenir secrétaire ?

Avant de vous lancer dans une reconversion vers les métiers du secrétariat et de l’assistanat, posez-vous les bonnes questions : Pourquoi ai-je envie de faire une reconversion professionnelle ? Mon profil correspond-il vraiment à celui d’un(e) secrétaire ? Qu’est-ce-qui me plaît dans les métiers de l’assistanat ? Cette période de questionnement est nécessaire pour faire le bilan de votre carrière ainsi que de vos attentes la concernant.

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Faire une formation dans le secrétariat et l’assistanat

Pour exercer comme secrétaire, le baccalauréat n’est pas obligatoire. En effet, certaines formations sont accessibles sans ce diplôme, il suffit de choisir l’organisme de formation adéquat. Nous vous conseillons d’opter pour une formation reconnue par l’État (Inscrite au RNCP). Ainsi, vous pourrez accéder à une formation secrétaire et vous insérer rapidement sur le marché de l’emploi par la suite.

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Comment choisir sa formation en secrétariat ?

Le centre de formation

La première chose à ne pas négliger est le choix de l’organisme de formation. Comme mentionné plus haut, il doit nécessairement vous délivrer une formation secrétaire certifiante. Cela facilitera votre embauche une fois sur le marché de l’emploi. Pour vous aider à passer cette étape, vous pouvez vous fier aux labels Datadock, Qualiopi ou OPQF (Office professionnel de qualification des organismes de formation). Ils existent pour garantir le niveau de qualité des formations délivrées. Ces labels sont des organismes indépendants. Aussi, vous pouvez vérifier les avis au sujet d’un centre de formation sur les réseaux sociaux et sur Trustpilot ou Google. C’est une bonne façon d’évaluer la satisfaction des clients. Pour finir, vous pouvez également vous inscrire aux JPO ou journées d’informations des centres qui vous plaisent afin d’avoir un aperçu de ce qui y est proposé. Depuis 2002, Nextformation se positionne en tant qu’expert spécialisé dans la reconversion et l’évolution professionnelle. Chaque année, nous accompagnons des milliers de personnes dans leur volonté de reconversion et la mise en œuvre de leur projet de carrière. Nextformation est certifié des labels Qualiopi et Datadock et est membre de la FFP.

La formation certifiante en secrétariat

Lorsque vous avez opté pour l’organisme de formation qui correspond au mieux à vos attentes, vous passez à la seconde étape, tout aussi importante que la première. Il s’agit du choix de votre formation. Comme expliqué plus haut, les spécialisations dans le secteur du secrétariat sont multiples. Nextformation vous propose 3 formations secrétaires, accessibles sans bac et de ce fait, qui vous délivre un titre professionnel de niveau baccalauréat :

• Formation Assistante de Vie aux Familles
• Formation Secrétaire Assistant(e)
• Formation Secrétaire Médical(e)

Pour aller plus loin, Nextformation vous propose également une formation qui vous délivre un niveau Bac +2 :

• Formation Assistant(e) de Direction

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Comment financer sa formation de secrétaire ?

Maintenant que vous avez choisi l’organisme de formation que vous souhaitez intégrer, il vous faut financer ce projet de reconversion dans les métiers du secrétariat. Divers dispositifs de financement sont mis en place, en fonction de votre situation.

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Nous vous avons donné les meilleures clés pour réussir votre reconversion professionnelle dans les métiers du secrétariat, vous n’avez plus qu’à vous lancer dans l’aventure ! Nous restons à votre disposition si vous avez des questions ou que vous souhaitez intégrer Nextformation. N’hésitez pas à contacter l’un de nos conseillers pédagogiques.