Les 10 règles à respecter pour mener un entretien individuel

Un entretien individuel est un entretien annuel d’évaluation. C’est un rendez-vous entre un salarié et son employeur qui permet de faire le point sur ses compétences et ses résultats par rapport aux objectifs fixés.

Il a également pour objectif de fixer, pour l’année à venir, des objectifs et des perspectives d’amélioration des résultats, d’établir un bilan prospectif des besoins en formation du salarié et de faire le point sur ses perspectives d’évolution professionnelle et ses souhaits éventuels.

Une appréciation écrite du responsable hiérarchique sera faite à la suite de l’entretien. Celle-ci prendra en compte le dispositif de promotion et d’avancement, inscrivant ainsi l’entretien individuel dans une logique de parcours professionnel.

Alors voici 10 conseils que vous pouvez appliquer pour réussir ces entretiens avec votre équipe.

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1) Préparez une trame à suivre

Même si l’entretien est individualisé, il est important d’établir un fil conducteur pour ne pas se disperser le jour J. Préparez des thématiques qui concernent l’employé dans son quotidien, ses difficultés, sa vision de l’entreprise et ses axes d’amélioration. Incitez le collaborateur à donner son avis sans jugement, il est important de retirer le plus de filtres pour augmenter la qualité de l’entretien.

Le jour de l’entretien, venez avec cette trame que vous remplirez au fur et à mesure de l’entretien avec les informations que vous donnera votre collaborateur.

Voici quelques exemples de questions à poser à votre collaborateur lors de son entretien annuel :

• Dans quel contexte avez-vous évolué durant cette année ?
• Quelles sont les activités que vous avez réalisées ? Quelle a été votre principale réussite ?
• Quelles sont les missions sur lesquelles vous êtes le plus à l’aise ?
• Au contraire, quelles sont les missions sur lesquelles vous êtes le moins à l’aise ?
• Quelles sont les améliorations réalisées en rapport avec l’année précédente ?
• Quelles sont les suggestions de changement que vous pourriez faire pour améliorer votre efficacité ?
• Quels sont les éléments perturbants de cette année ?
• Quelles sont les suggestions de changement que vous pourriez faire afin de limiter ces effets perturbants ?
• Quels sont vos points forts ?
• Quelles sont les difficultés rencontrées ?
• De manière globale, comment pourriez-vous vous améliorer dans votre travail ?
• Quel est votre bilan de l’année ? · Y a-t-il d’autres points que vous souhaitez aborder ?
• Quelles sont selon vous les priorités de l’année à venir ?
• Avez-vous suivi une formation durant l’année ? A-t-elle répondu à vos attentes ? Pourquoi ? Appliquez-vous les enseignements tirés de cette formation dans votre poste au quotidien ? Quelles compétences ont été développées ? Quelle suite souhaitez-vous donner à cette formation ?
• Souhaitez-vous réaliser une formation durant l’année à venir ?
• Quel est votre projet professionnel ? A quel horizon ?
• Quelle évolution souhaitez-vous ? A quel horizon ?
• Quels sont à vos yeux les 3 moteurs clés de motivation ?
• Quels sont vos engagements pour l’année à venir ?

2) Préparez l’entretien en amont

Une équipe ce n’est pas juste des éléments qui vont vous faire atteindre vos objectifs ; c’est un groupe de personnes à considérer de la meilleure manière possible. Pour cela, ils doivent sentir lors de l’entretien annuel que ce n’est pas juste une modalité administrative obligatoire. Lorsqu’ils ont passé leurs entretiens pour intégrer l’entreprise, ils ont travaillé l’entretien en amont, alors vous ne devez pas déroger à la règle sous la peine de perdre en crédibilité.

Si vous managez la même équipe depuis au moins plus d’une année, reprenez le compte-rendu d’entretien de l’année passée. Si vous êtes arrivé après, n’hésitez pas à demander au service ressources humaines, ou directement à votre supérieur hiérarchique, que l’on vous communique l’écrit précédent. Il vous permettra de vous remémorer ce que vous vous étiez dit, de vérifier si les objectifs définit l’année précédente ont été atteints et vous servira de base pour mener efficacement l’entretien individuel à venir.

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3) Rendez cet entretien officiel

Il est important de définir ce point de manière structurée avec une convocation officielle, de définir un lieu où vous ne serez pas dérangés par le quotidien. Grâce à cela, vous aurez un cadre propice pour développer une discussion profitable pour les deux parties.

4) Basez-vous sur l’existant

Reprenez les précédents entretiens que vous ou votre prédécesseur avez pu avoir avec votre collaborateur. Il est important de connaître son histoire, ses objectifs et les ambitions qui auraient pu être citées précédemment, cela rendra votre entretien réellement individualisé et donc rendra l’entretien plus qualitatif.

Dresser le bilan de l’année écoulée est l’étape la plus délicate à effectuer, le manager étant amené à lister à la fois les points forts et les axes d’amélioration. Avant l’entretien, préparez également les messages que vous voulez faire passer. Pour éviter de faire un monologue, vous pouvez proposer à votre interlocuteur de faire son propre bilan. Il est intéressant d’écouter l’opinion d’autres collaborateurs et d’être présent dans le quotidien afin d’avoir une vision opérationnelle. Cela vous permettra de rebondir sur certains aspects évoqués et de créer un véritable dialogue.

5) Valorisez le travail de vos collaborateurs

Il est très facile de critiquer le travail de ses collaborateurs. Mais est-ce la bonne méthode pour les motiver sur du long terme ?

Tout n’est jamais tout noir ou tout blanc, même dans le contexte professionnel. Vous menez l’entretien annuel, à vous de donner le ton. Il est très important de valoriser son équipe lorsqu’il y a matière à le faire.

Un collaborateur a besoin d’être stimulé, de voir les résultats de son travail et qu’on le valorise quand il a réalisé son travail avec succès. Ce n’est pas forcément par une valorisation salariale, mais par la reconnaissance du manager, plus de responsabilités ou encore davantage de missions qui lui seraient intéressantes de faire. Valoriser son équipe participe au sentiment de reconnaissance au travail.

6) Écartez la négociation salariale

Un entretien annuel, c’est avant tout pour faire un point sur le travail quotidien réalisé par le collaborateur tout au long de l’année. L’objectif est d’avoir un réel échange constructif et parler de salaire pourrait influencer négativement ce rendez-vous. Dans l’esprit où le manager valorise le travail de son salarié, la question du salaire peut se poser. Dans le cas où certaines difficultés peuvent être évoquées, le salarié peut refuser de les reconnaître par peur de ne pas obtenir son augmentation. Il est préférable de fixer un entretien dédié pour trouver un accord sur ce sujet délicat plutôt que de diminuer la pertinence de l’entretien annuel.

7) Menez une discussion, pas un monologue

Une fois passée l’étape délicate du bilan de l’année passée, le manager doit se tourner vers le temps présent et vers le ressenti du collaborateur.  Le but de cet entretien n’est pas de véhiculer le discours du manager où le salarié serait passif à écouter ce qu’il doit faire. Il doit être acteur de la discussion !

C’est le moment de lui demander comment il se sent dans l’entreprise, dans son équipe, dans son poste et dans les missions qui lui ont été confiées. Il faut lui donner la parole (environ 70% du temps) afin qu’il fasse son propre bilan. Cela évitera les situations de conflit car le collaborateur doit faire le point sur ses points forts, mais aussi sur ses axes d’amélioration devant son manager. Il doit se sentir assez libre pour exprimer ses aspirations professionnelles.

Vous devez être prêt à entendre les bonnes remontées comme les moins bonnes pour mener à bien l’entretien individuel. C’est également l’occasion d’avoir un retour sur vos axes d’amélioration en termes de management afin de vous en servir pour amélioration.

Le cadre posé par le manager sera crucial pour le bon déroulement de l’entretien, privilégiez une ambiance décontractée et ouverte !

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8) Préparez le futur

Un bon manager ne doit pas découvrir le profil du salarié le jour de l’entretien. Il doit être capable d’analyser son potentiel et son évolution possible au sein de l’entreprise. Il doit avoir une réelle vision opérationnelle sur ses forces et ses axes d’amélioration pour lui proposer des solutions adaptées à son évolution professionnelle.

Pour être constamment en progression, l’entreprise se doit de s’investir dans le développement de ses collaborateurs. Elle doit :

• S’accorder sur les objectifs du salarié, en lien avec les objectifs de l’entreprise
• Voir les axes d’évolution possibles
• Réfléchir aux besoins du collaborateur pour pouvoir évoluer (formation…)

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9) Fixez de nouveaux objectifs

L’entretien annuel sert également à préparer les objectifs de l’année prochaine. Le but est de chercher à faire monter en compétences le collaborateur. Il faut inciter le salarié à expliquer ce qu’il aimerait faire et comment il souhaite le mettre en application. N’hésitez pas à le conseiller sus les possibilités qui s’ouvrent à lui pour qu’il aille au bout de ses envies. Montrer que votre salarié compte et qu’il est un élément moteur de l’entreprise créera une complicité entre vous et renforcera votre rôle de mentor. Faites-le intervenir et demandez-lui quels sont les buts et les challenges qu’il pense pouvoir atteindre et ce qu’il compte faire pour y parvenir. L’entretien devant idéalement s’achever sur un témoignage de confiance du manager envers son collaborateur, afin de commencer la nouvelle année sur une note positive.

10) Mettez en place les actions post-entretien

Ce n’est pas tout d’échanger sur les actions à mettre en place pour faire évoluer le collaborateur, il s’agit de les officialiser concrètement. En tant que manager, vous serez jugé sur la bonne exécution de ces actions. Dans le cas contraire, l’image que vous renverrez à votre équipe est celle d’un manager qui ne prend pas le temps de s’occuper de l’évolution de son équipe. Il faut envoyer par la suite un compte-rendu écrit de cet entretien à faire signer par les deux parties officialisant un commun accord. Ce document servira de feuille de route pour les objectifs du collaborateur et les critères de suivi du manager. Il servira de base pour le prochain entretien, permettant ainsi d’assurer un suivi cohérent pour les deux parties.

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