Tout savoir sur le métier de secrétaire et d’assistant(e)

Pourquoi choisir le métier de secrétaire ou d’assistante pour sa reconversion ?

Les métiers de l’assistanat et du secrétariat recrutent toujours de nouveaux candidats et candidates. Si vous pensez changer de métier et envisagez une reconversion professionnelle, pourquoi ne pas vous intéresser au métier de secrétaire, d’assistant ou d’assistante et faire bénéficier l’entreprise de vos compétences ?

Pourquoi s’intéresser au métier de secrétaire ?

Longtemps cantonnée à être assise devant une machine à écrire et à taper des lettres au kilomètre, la secrétaire est devenue aujourd’hui un exemple d’évolution professionnelle positive d’un métier autrefois très stéréotypé.

Aujourd’hui, si vous souhaitez devenir secrétaire, vous devrez acquérir des compétences en bureautique et en informatique, notamment l’utilisation d’outils de gestion, de tableaux de bords et autres documents partagés à distance. Vous devrez également posséder certaines softskills qui vous aideront à performer dans votre travail : autonomie, sens des priorités, capacité à synthétiser des informations…

Si nous nous intéressons au métier de secrétaire, nous pouvons scinder la profession en 2 types principaux de missions qui sont la secrétaire administrative et la secrétaire comptable. Les deux métiers nécessitent un niveau Bac.

Tout savoir sur le métier de secrétaire administrative
Véritable bras droit du chef de service, la secrétaire administrative gère l’ensemble des domaines de l’entreprise : gestion des courriers et des plannings, production de documents professionnels et de présentations en ligne et gestion commerciale, sans oublier sa participation à d’éventuelles réunions dont elle assure le compte-rendu.

Elle est donc un élément primordial au cœur de l’entreprise par sa connaissance parfaite de celle-ci et la mise à disposition de compétences pouvant aller au-delà de sa spécialité en secrétariat. Il n’est ainsi pas rare de trouver une secrétaire bilingue, voire trilingue ou une secrétaire ayant des connaissances en marketing ou en communication et qui assure, de ce fait, une activité complémentaire au poste de secrétaire dit classique.

Devenir secrétaire est donc adapté aux personnes en reconversion professionnelle. D’ailleurs,  compétences acquises dans l’exercice d’autres fonctions peuvent être de sérieux atouts pour les futures secrétaires.

Le métier de secrétaire médicale

Si vous aimez le social et l’humain et que vous désirez vous investir dans une mission dans le secteur de la santé sans devoir faire de longues études, pourquoi ne pas devenir secrétaire médicale ? Ce métier implique d’avoir des connaissances particulières, notamment dans l’emploi de termes médicaux au sein de courriers, d’aimer assurer la gestion des patients, comme la prise de rendez-vous et l’organisation du planning du professionnel de la santé.

La secrétaire médicale peut exercer son métier en cabinet privé, clinique, centre médico-social ou à l’hôpital. L’emploi est donc indiqué pour les personnes en reconversion professionnelle recherchant un métier stable.

Le poste de secrétaire médicale se décline en blocs de compétences :

• accueil des patients et prise de rendez-vous ;
• gestion du planning des interventions chirurgicales ;
• gestion administrative du dossier (CPAM) ;
• rédaction de rapports médicaux ;
• accompagnement socio-médical.

Ce métier est donc riche d’enseignements et résolument tourné vers l’humain. C’est ainsi un excellent choix si vous désirez orienter votre reconversion professionnelle vers un secteur porteur d’emplois.

Au sein de notre parcours pour devenir secrétaire médicale, vous acquerrez toutes les compétences utiles à l’accueil et à la gestion administratives des patients. D’un niveau 4 délivrant le titre professionnel Secrétaire assistant médico-social, cette formation se déroule sur 6 mois dont 2 de stage.

Découvrir la formation de secrétair.e médicale.

Pourquoi se tourner vers le métier d’assistant ?

Différent de l’emploi de secrétaire, le métier d’assistant est souvent qualifié d’assistant de direction. Accessible avec un niveau Bac +2, l’assistant ou l’assistante de direction est le véritable bras droit de la direction de l’entreprise ou du chef de service.

Selon le secteur de l’entreprise, l’assistant peut être :

• assistant(e) de direction ;
• assistant(e) manager ;
• assistant(e) de gestion ;
• assistant(e) commercial(e).

Incluses dans une formation en reconversion professionnelle d’assistant, ses compétences sont l’assistance de la direction de l’entreprise, la communication interne et la collaboration entre les différents services, fournisseurs et clients dans le cas de l’assistant(e) commercial(e). Son poste peut également intégrer une partie de gestion de projet avec le suivi de cahiers des charges et planning.

Suivre une formation d’assistant permet d’intégrer un métier ou l’autonomie et la discrétion sont de rigueur. L’organisation est également une des qualités de l’assistant qui doit être à même de gérer les priorités selon les heures de travail à venir et le personnel concerné.

Lorsque l’on parle d’assistant(e) manager, ce métier accessible par la reconversion professionnelle est plus spécifiquement réservé aux grandes entreprises internationales et groupes privés ou publics.

Il est à noter que la secrétaire comptable fait l’objet d’une formation plus ciblée sur ces métiers.

Nextformation vous propose une formation préparant au métier de secrétaire assistante. D’une durée de 4 mois dont 2 de stage, elle vous donne toutes les clés pour assister une équipe et traiter les opérations administratives d’un département commercial ou ressources humaines.

Découvrir la formation de secrétaire assistant.e

Et pourquoi pas le métier d’assistant de vie aux familles ?

De niveau CAP ou BEP, l’assistante de vie aux familles accompagne les particuliers dépendants ou non dans leur quotidien.

C’est aujourd’hui un métier du social où la personne reçoit une assistance, tant physique que matérielle par la prise en charge de :

• l’entretien du logement et du linge ;
• la garde d’enfants à domicile ;
• l’accompagnement des personnes dépendantes.

Si nous nous éloignons ici du métier de secrétaire ou d’assistant en poste en entreprise, le métier d’assistant de vie aux familles est devenu aujourd’hui nécessaire à l’heure où nous vivons plus longtemps et où nous restons au maximum autonome dans notre logement.

Chez Nextformation, nous proposons une formation Assistant.e de vie aux familles de niveau 3. D’une durée de 4 mois + 2 mois de stage, elle vous aide à acquérir toutes les compétences nécessaires pour accompagner les personnes dans leur quotidien.

Découvrir la formation d’Assistant.e de vie aux familles et également la formation d’Assistant(e) de Direction.

Comment choisir son métier de secrétaire ou d’assistant ?
Vous devez, avant tout, aimer votre futur métier et avoir un niveau d’études adapté à la formation envisagée (CAP, BEP, Bac, Bac+2). Prenez le temps de lire les différents blocs contenus dans le programme et à vérifier si vous êtes en harmonie avec ce nouveau projet de reconversion professionnelle.

Consultez également les annonces d’emploi qui précisent les compétences attendues et mettez-les face aux programmes des organismes de formation. Ceci va vous permettre de voir, avec précision, si ceux-ci reflètent bien les besoins actuels des entreprises.

Pensez, de plus, à vous intéresser au déroulé de la formation de secrétaire ou d’assistant :

• prise en charge par le compte CPF ;
• diplôme de fin de formation ;
• formation en présentiel ou à distance ;
• bilan en cours de formation ;
• entretien individuel
• échanges possibles en ligne entre participants.

Si le contenu de la formation de secrétaire ou d’assistant est bien évidemment important, l’accompagnement et la façon de fonctionner du centre de formation le sont également.

Pour conclure, le métier de secrétaire ou d’assistant est aujourd’hui un métier à part entière où se mêlent la bureautique et des compétences connexes comme les langues étrangères, la communication ou le marketing. Il peut donc être intéressant, lorsque l’on songe à une reconversion professionnelle de penser à se spécialiser dans un de ces domaines toujours très porteurs.