Pourquoi choisir un métier d’employé administratif ?

La fonction d’employé administratif est un pilier central dans le bon fonctionnement des entreprises et institutions. Cette profession offre une multitude d’opportunités et d’avantages pour ceux qui cherchent une carrière à la fois stable et enrichissante. D’ailleurs, la filière des métiers de l’accueil, de l’assistanat et du secrétariat étant en pénurie de main-d’œuvre, les entreprises peinent à trouver des professionnels formés à ces professions. C’est là, l’un des grands avantages de choisir un métier d’employé administratif : trouver un emploi rapidement.

Quel est le rôle d’un employé administratif ?

Un employé administratif exerce son métier au sein d’une entreprise privée, d’une association ou d’une administration. Grâce à sa formation d’employé administratif et d’accueil, ce travailleur polyvalent est en charge d’exécuter de nombreuses tâches qui peuvent varier en fonction du service au sein duquel il travaille. 

Les tâches d’un employé administratif :

• Gestion de la documentation et des dossiers : L’employé administratif est souvent responsable de la création, du classement, de la mise à jour et de la gestion de documents et dossiers importants. Cela peut inclure la rédaction de rapports, de lettres, de présentations et d’autres types de documents officiels.
• Communication et coordination : Il est le point de contact au sein de l’organisation, facilitant la communication entre différents départements et avec les clients ou les fournisseurs. Cela peut inclure la prise d’appels téléphoniques, l’envoi de courriels et la coordination de réunions ou d’événements.
• Gestion des tâches administratives : L’assistant ou l’assistante administrative s’occupe de la planification d’horaires, de la gestion de l’agenda, de l’organisation de voyages d’affaires, de la gestion des fournitures de bureau, et d’autres tâches administratives courantes.
• Support aux équipes et aux cadres : Les employés administratifs fournissent un soutien direct à d’autres membres du personnel, y compris les cadres, en aidant à la préparation de présentations, en organisant des agendas, en gérant des bases de données ou de contacts.
• Traitement de données et rapports : Ils peuvent être impliqués dans la saisie de données, la préparation de tableaux et de rapports, ainsi que dans l’analyse de données pour aider à la prise de décision.
• Gestion financière de base : Dans certains cas, ils peuvent s’occuper de tâches financières de base, comme la facturation, le suivi des paiements et la préparation de budgets. C’est notamment le cas des assistants travaillants au service comptable d’une entreprise ou des secrétaires polyvalentes employées dans des petites PME.

Quelles sont les qualités requises pour travailler dans un bureau ?  

En plus des compétences professionnelles propres à sa fonction au sein de l’entreprise pour laquelle il travaille, l’employé administratif doit souvent être capable de s’adapter à diverses tâches et exigences, en travaillant avec différents logiciels et outils technologiques, et en répondant à des besoins changeants au sein de l’organisation.

Quelles sont les qualités d’un employé administratif ? :

• Polyvalence : Il doit être en mesure de travailler pour différentes personnes : clients, fournisseurs… Il doit aussi pouvoir assurer avec professionnalisme différentes tâches : renseigner au téléphone, gérer des plannings, rédiger des courriers, passer et contrôler des commandes…
• Rigueur : Il doit éviter de faire des erreurs, car son travail a un impact indirect sur la qualité du service fourni par l’entreprise.
• Organisation : Il doit être en mesure de classer, gérer et retrouver tous les documents dont il a la charge. Il doit aussi être en mesure de gérer son propre planning de travail afin de répondre à toutes les sollicitations des personnes pour lesquelles il travaille. Pour cela, on attend de lui de bien gérer les priorités.
• Technologie friendly : Le métier est soumis aux évolutions technologiques. Logiciels, outils basés sur l’IA (Intelligence artificielle) sont à maîtriser. L’assistant administratif devra donc se former régulièrement à l’utilisation d’outils technologiques.

Pourquoi choisir un poste d’assistante administrative ?

Devenir assistante administrative, c’est faire un choix de carrière qui permet d’acquérir un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Mais ce métier comporte bien d’autres avantages.

Les avantages du travail d’assistante administrative :

• Un travail de bureau : Le poste de secrétaire, agent d’accueil ou d’assistante administrative s’exerce essentiellement au sein d’un bureau. Le travail est presque toujours réalisé en intérieur et dans des conditions confortables : poste de travail ergonomique, à l’abri des conditions météorologiques…
• Des horaires de jour : Une assistante administrative travaille exclusivement de jour. L’horaire le plus courant est 9h00 à 17h00. Cependant, il peut légèrement varier en fonction de l’entreprise ou de l’organisation. Par exemple, un agent d’accueil dans un collège commencera sa journée vers 7h45, une assistante administrative dans le secteur de l’intérim ou du soin à la personne commencera plutôt vers 8h00.
• Du télétravail : Grâce aux outils numériques, il est possible d’exercer ce métier à distance : 100% en télétravail ou en mode hybride.
• Un métier qui peut s’exercer à temps partiel : Un employé administratif n’a ni clients à gérer, ni objectifs financiers à atteindre. Sa charge de travail peut donc être modulée en fonction du nombre d’heures prestées. C’est pourquoi, un poste d’assistante administrative peut être occupé à temps partiel.
• Un métier qui recrute : Rien que sur Pôle Emploi, en novembre 2023, on comptait plus de 23 700 offres d’emploi portant la mention « Employé administratif ». Parmi les secteurs qui recrutent : recyclage, association d’aide à l’enfance, organisme de formation, grande distribution, centre d’appels, entreprise dans le secteur de la santé…
• Des possibilités d’évolution : Avec quelques années d’expérience et les soft skills requises, l’employée administrative peut évoluer vers des postes avec plus de responsabilités comme secrétaire de direction, assistante dans un département stratégique ou assistante manager.
• Un métier accessible avec une formation courte : Les compétences nécessaires pour occuper un poste administratif peuvent s’acquérir rapidement, en quelques mois de formation.
• Un métier peu stressant : classée dans la catégorie des métiers d’exécution, la profession d’agent administratif ou d’accueil génère peu de stress. Ces métiers moins stressants sont souvent choisis par les personnes en reconversion professionnelle.

Quelle formation pour devenir assistante administrative ou agent d’accueil ?

Plusieurs formations vous permettent de travailler dans un bureau pour vous occuper des tâches administratives d’une entreprise ou d’un département de celle-ci. Si vous souhaitez rentrer rapidement sur le marché du travail ou vous reconvertir professionnellement dans un délai relativement court, la formation Employé Administratif et d’Accueil de Nextformation répond à vos attentes.

Il s’agit d’une formation courte sur 6 mois : 4 mois de cours et deux mois de stage en entreprise. Elle est proposée en présentiel, en formation à distance et en formation hybride.

À l’issue de cette formation d’assistante administrative et d’agent d’accueil, vous serez en mesure de :

• Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte
• Saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur
• Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information
• Trier et traiter les mails et le courrier
• Classer et archiver les informations et les documents
• Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
• Traiter les appels téléphoniques
• Répondre aux demandes d’informations internes et externes

Durant votre formation, vous disposerez d’un accès gratuit aux logiciels du Pack Office et à la plateforme d’entraînement Voltaire.

À l’issue de cette formation, vous serez titulaire d’une certification professionnelle « Employé Administratif et d’accueil » de niveau 4 [bac]

Quel est le salaire d’un employé administratif ?

Selon Hello Work, le salaire d’un employé administratif se situe entre 1400 et 1500 euros bruts par mois en début de carrière. La rémunération peut aller jusqu’à 2000 euros brut pour une assistante administrative avec plusieurs années d’expérience.

Il faut savoir que la rémunération varie en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, de l’expertise de l’employé ou de l’employée et de son niveau de responsabilité.

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