Guide des métiers : de l’assistante de direction à l’assistante 2.0

Au contraire de certaines interprétations, la propagation des technologies de l’information et de la communication (TIC), et l’utilisation généralisée des outils bureautiques n’ont fait qu’augmenter les le nombre d’emplois dans l’assistanat.

Les entreprises et administrations recherchent désormais des profils 2.0, avec des compétences organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles poussées.

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Assistante de Direction et digitalisation des entreprises

La capacité d’adaptation est une des compétences majeures de l’ assistante de direction . Mais comment cela se traduit-il à l’heure de la transformation numérique des entreprises ? Quels sont les impacts sur les missions de l’assistante de direction ?

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Les nouvelles compétences recherchées

Tous les dirigeants d’entreprise ont besoin d’une assistante de direction , que ce soit dans les établissements publics ou privés. Bon nombre d’entreprises recherchent actuellement de nouvelles compétences pour améliorer leur environnement de travail. Certains dirigeants d’entreprise confient même la gestion du budget et le reporting d’activité à leur secrétaire de direction, également appelée « Office Manager » ou « Attachée de Direction ».

Au-delà de l’accueil et de la gestion du standard, l’assistante de direction ou secrétaire de direction travaille au quotidien en binôme avec un manager. C’est un véritable soutien, un bras droit.

Autonome et force de proposition, l’adjoint de direction ou assistante de gestion doit maîtriser les outils bureautiques, informatiques et collaboratifs. Un bon niveau d’anglais et en orthographe est également indispensable pour représenter l’entreprise avec professionnalisme.

Aujourd’hui, de nouveaux métiers sont apparus, comme ceux de community manager ou responsable éditoriale web. Pour certaines entreprises, ces postes ne sont pas encore créés et une partie des tâches incombent désormais aux assistantes de direction. Il (elle) peut également être amené à gérer des tâches comptables ou RH. C’est un métier polyvalent qui peut déboucher sur une spécialisation.

Quelles sont les missions d’une assistante 2.0 ?

Plus que jamais, le métier d’assistante continue de gagner des galons et de s’étoffer avec des missions de plus en plus riches et variées. Le temps libéré par les nouvelles technologies va permettre à l’ assistante de direction ou secrétaire de direction un gain d’efficacité. Ainsi, elle sera enfin en mesure de porter ses efforts sur des actions à forte valeur ajoutée. Les tâches rébarbatives seront plus facilement automatisées, et l’énergie libérée se portera sur des activités plus valorisantes.

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Les missions de l’assistante de direction sont impactées par le numérique, qu’il s’agisse de :

• Communiquer : partager des informations en externe mais également en interne au sein de l’entreprise ;
• Rédiger ou fournir des contenus spécifiques pour un blog ou un réseau social ;
• Archiver des données ;
• Rechercher de l’information ;
• Collaborer à l’élaboration de la charte d’usage et des outils digitaux de l’entreprise ;
• Gérer la veille autour de l’e-reputation de l’entreprise ;
• Etc.

En fonction de l’entreprise, la communication internet et/ou externe fait partie des missions des assistants de direction. Il en est de même pour certaines missions touchant à la comptabilité et aux ressources humaines.

Par exemple pour communiquer, l’assistant de direction aura à intégrer les règles de la communication digitale. Il devra se familiariser avec l’usage des différents outils censés faciliter les flux informationnels, censés également favoriser le travail collaboratif.

Le plus important aujourd’hui est de produire des contenus pertinents après avoir recherché, synthétisé l’information et les diffuser sur les outils et médias adaptés. Internet, intranet, les blogs et les newsletters sont aujourd’hui plus que jamais des vecteurs incontournables de la communication et de l’information, qui demandent des connaissances spécifiques des codes du digital.

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Quels sont les enjeux de l’assistante de direction ?

Les assistantes de direction ou secrétaires de direction n’ignorent plus la numérisation des entreprises et sont de plus en plus vigilantes sur la qualité des documents numériques produits et diffusés par leurs entreprises.

Plus que des qualités, l’ assistante de direction devra faire preuve d’un état d’esprit particulier, capable de conditionner la mise en mouvement d’un service :

• Un état d’esprit agile : Devant de tels changements et face à une telle complexité, l’assistante de direction nouvelle génération déploiera des fonctions adaptatives hors du commun et une polyvalence lui permettant d’évoluer de façon transversales.
• Une pro-activité accrue : La réactivité ne suffit plus à l’ère du digital. L’assistante de direction devra toujours avoir un coup d’avance pour être en capacité d’alerter et faciliter le travail de son manager.
• Une organisation « pile à l’heure » : A l’heure de la révolution numérique, tout s’accélère. C’est pourquoi la ressources « temps » est plus que jamais un bien précieux. L’organisation prime dans le quotidien d’une assistante 2.0 qui doit savoir différencier l’essentiel de l’accessoire.

Les formations recherchées

Les formations les plus recherchées par les recruteurs sont celles reconnues par l’Etat et de niveau Bac +2, comme le titre professionnel « Assistante de Direction » délivré par le Ministère du Travail et de l’Emploi. Le plus ? Des formations tournées vers la pratique (avec un stage en fin de parcours) et l’acquisition de compétences métier en phase avec la réalité :

• Assister au quotidien un dirigeant et faciliter sa prise de décision
• Gérer le traitement, l’organisation et le partage de l’information

Les employeurs attendent également que leurs assistantes fassent certifier leurs compétences via des systèmes d’évaluation incontestés et universels :

• TOSA pour évaluer la maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
• TOEIC pour apprécier le niveau d’anglais
• Projet VOLTAIRE pour mesurer les qualités rédactionnelles

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