Comment préparer son entretien individuel professionnel pour évoluer dans l’entreprise ?

L’entretien individuel professionnel est mené tous les deux ans par le supérieur hiérarchique dans les entreprises. Cette évaluation professionnelle a principalement pour but d’accompagner le salarié dans l’évolution de son poste, de poser les nouveaux enjeux à venir et d’évoquer les formations dont il pourrait bénéficier.

Il est également l’occasion de faire brièvement le point sur le dernier entretien, les formations suivies et d’aborder les résultats personnels et professionnels tout en vérifiant si les objectifs ont été atteints.

Comprendre la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel

La confusion entre les deux est courante. L’entretien annuel, ou entretien d’évaluation, est centré sur le poste du salarié. Il reprend ses compétences et ses capacités professionnelles. Le salarié et son responsable hiérarchique abordent ensemble les performances et les objectifs qui lui ont été remis et mesurent sa qualité de vie au travail (QVT) et son ressenti par rapport au poste qu’il occupe. Il ne s’attache que peu aux formations qui sont le sujet de l’entretien professionnel.

L’entretien professionnel bisannuel, a pour but de faire le point, en compagnie du manager, sur l’évolution du salarié. Au cours de cette rencontre, le salarié se voit généralement proposer des formations, une augmentation ou une promotion par son employeur.

Qu’est-ce que l’entretien individuel professionnel bisannuel ?

Légalement obligatoire, cet entretien a pour but d’avoir un échange sur l’évolution professionnelle du salarié dans ce cadre du poste qu’il occupe. Encadré par la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), il s’insère dans la politique de formation de l’entreprise à travers un plan de développement des compétences du salarié.

La loi oblige l’employeur à le réaliser tous les deux ans, mais il n’est pas rare qu’il entre parfois dans le cadre de l’entretien annuel, si la situation du poste occupé et l’évolution possible le nécessitent.

Cet entretien concerne tous les salariés d’une entreprise, quelle que soit la nature du contrat (CDI, CDD, apprentissage ou professionnalisation, poste à temps plein ou partiel). Il a également obligation d’être mené au retour de certains congés : maternité, parental, arrêt maladie de plus de 6 mois, etc.

Pourquoi préparer son entretien professionnel ?

Les employés craignent souvent cet échange avec leur manager de peur de se voir reprocher certaines actions. Les enjeux de cet entretien sont totalement différents de ceux de l’entretien annuel. Là où le second dresse un bilan sur l’année écoulée, évalue les points forts et de tente de comprendre des situations parfois difficiles ou conflictuelles, le premier a pour but de parler principalement formation, avenir et évolution de poste.

Afin que l’entretien professionnel soit constructif, il est important de suivre plusieurs étapes pour sa préparation. Avant tout, le salarié s’appuiera toujours sur sa fiche de poste et sur l’éventuel rapport de l’entretien précédent pour bien maîtriser l’ensemble des paramètres qui seront abordés. L’utilisation d’un outil informatique de gestion de poste peut être mis à disposition dans certaines entreprises, avec un accès à une grille permettant d’anticiper et d’être prêt le jour J.

Le salarié est en droit de demander l’assistance d’un conseiller en évolution professionnelle (CEP) pour l’aider dans la préparation de son entretien.

Parler des formations précédentes

Le salarié va reprendre les formations suivies depuis les deux dernières années et préparer un rapport écrit ou oral de présentation :

• retour sur la formation suivie ;
• utilité dans son poste actuel ;
• besoin en complément de formation sur le même thème.

Parler de ses besoins de formation

Cet échange est le moment idéal pour parler des besoins complémentaires en formation. L’employé va ainsi faire part de ses idées et objectifs professionnels en rapport avec son poste. Il présentera également ses envies personnelles.

À ce titre, nous vous conseillons de vous rendre sur Mon compte formation pour obtenir le montant du compte personnel de formation (CPF) dans la rubrique Mon Compte, permettant de suivre une formation en reconversion professionnelle ou formation complémentaire en dehors des heures de travail ou durant celles-ci sous réserve d’obtenir l’accord de l’employeur.

Parmi les métiers éligibles à la reconversion professionnelle et pouvant être financés par le CPF, on trouve, par exemple, les métiers des secteurs suivants :

• informatique ;
• secrétariat et assistanat ;
• commerce et vente ;
• insertion professionnelle ;
• comptabilité et gestion ;
• marketing, communication digitale et design ;
• et d’autres métiers comme ceux de l’artisanat, de l’industrie et des services.

À lire : Le financement des formations Nextformation.

Que contient l’entretien professionnel ?

Si l’employeur et l’employé abordent généralement, en introduction, les évolutions intervenues depuis les deux dernières années et les points positifs de celles-ci, il ne faut pas perdre de vue que le but de l’entretien professionnel, obligatoire tous les deux ans, est de proposer au salarié une évolution dans sa carrière professionnelle par le biais de formations, d’augmentation de salaire, mutation, changement de poste, prise en main d’une équipe, etc.

Les formations proposées par l’employeur sont en principe en rapport avec :

• une demande d’amélioration des compétences ;
• une prévision de changement de poste ;
• un besoin particulier dans l’équipe ;
• un outil à développer et à savoir utiliser.

Elles sont donc davantage centrées sur les besoins de l’entreprise plutôt que sur ceux du salarié. Mais il ne faut pas perdre de vue que c’est aussi le moment où le salarié peut émettre le souhait de se former durant ses heures de travail ou en dehors de celles-ci.

Les Informations obligatoires

• L’employeur doit informer son salarié des différentes possibilités offertes en formations internes et externes :  validation des acquis par la VAE ;
• utilisation possible du compte CPF pour une formation personnelle ;
• possibilité que l’employeur ajoute une somme supplémentaire sur le CPF ;
• assistance possible par une CEP (conseil en évolution professionnelle).

Il doit également aborder l’évolution du salarié, tant à son poste que dans sa place occupée au sein de l’entreprise. Il fait ainsi le point sur sa qualification et ses compétences et reprend les besoins éventuels en certification professionnelle.

Une évaluation est également réalisée sur l’employabilité puis une réflexion conjointe est menée sur le poste occupé où sont évoqués :

• évolution possible au sein de l’entreprise ;
• mise en place d’un projet professionnel en parallèle du poste actuel ;
• informations au salarié sur les postes pouvant se libérer et auxquels il pourrait prétendre après une formation adaptée ;
• demande de mutation ou changement d’horaires pour convenance personnelle ou sollicitation de l’entreprise ;
• intégration d’une nouvelle équipe dans le cadre de l’évolution de carrière ;
• etc.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel tous les 6 ans ?

Obligatoire tous les deux ans ou après le retour de congés familiaux ou médicaux, l’entretien professionnel traverse une nouvelle étape tous les 6 ans où est menée une réflexion conjointe plus approfondie sur la situation personnelle de l’employé face à la formation.

Ainsi, le manager ou l’employeur fait le point sur :

• la tenue réelle des entretiens professionnels des 6 dernières années ;
• l’acquisition de compétences connexes ou supplémentaires au poste occupé ;
• la ou les formations suivies et leur intégration dans l’emploi actuel ;
• la validation des acquis de l’expérience et les certifications obtenues ;
• la progression au sein de l’entreprise : position, salaire, etc.

L’employeur a obligation de rédiger un compte-rendu de cet entretien et d’en remettre une copie au salarié.

Cet entretien reprend, bien évidemment, les points abordés tous les deux ans avec, notamment, une proposition de formation et d’évolution en interne.

Les différents leviers de formation du salarié

Pour conclure, nous allons voir que le salarié a plusieurs leviers à sa disposition en ce qui concerne la formation.

1. Le CPF ou compte personnel de formation : plafonné à 5 000 €, il est abondé d’un montant de 500 € par année. Il peut être utilisé pour n’importe quelle formation ;
2. Le Projet de Transition Professionnelle (PTP) : permet à tout salarié, selon son ancienneté dans l’entreprise, de suivre une nouvelle formation pour changer de profession.
3. La reconversion ou promotion par alternance (Pro-A) : réservée aux salariés en CDI, en contrat unique d’insertion (CUI) et certains CDD, elle permet de suivre une formation en alternance aux fins de se qualifier dans un nouveau métier ou de se spécialiser dans le cadre de son entreprise.
4. La formation interne : payée par l’entreprise, elle a lieu dans l’entreprise ou dans un centre de formation.